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Numerosos estudios y estadísticas confirman que cada vez son más los profesionales que se sienten desbordados por el correo electrónico en su rutina diaria o durante sus vacaciones… Además, la situación parece que tenderá a empeorar, ya que según indican los expertos, el volumen de e-mails crecerá a un ritmo del 14, 6 % anual.
Por ello, hemos recopilado una serie de consejos para poder gestionar mejor nuestro email y nos ayude en nuestro día a día, en vez de entorpecernos el trabajo diario. Os los mostramos a continuación:
- No comprobarlo constantemente: el correo electrónico no debe interrumpir nuestros quehaceres, sino que tiene que formar parte de ellos. Para lograr esto podemos consultarlo únicamente en momentos reservados para ello o deshabilitar las alertas de escritorio. También es bueno evitar tener nuestro correo profesional en el móvil.
- Si enviamos menos recibiremos menos: de cada cinco e-mails que recibimos, tres requieren respuesta. De cada cinco que enviamos, la gente responde a tres. Es como un efecto boomerang. Si eliminamos uno de los cinco que enviamos, empezaremos a recibir un 12% menos de mensajes.
- Utilizar correctamente el «asunto»: si especificamos exactamente el asunto del mensaje (incluyendo fecha, hora o lugar) daremos una idea de su contenido y del tipo de información que contiene. Así, existirán ocasiones en las que nuestros destinatarios no necesitarán ni abrirlo.
- No usarlo como herramienta de conversación: muchos temas tardan más en resolverse si se gestionan por correo. Para estos casos es mejor usar el teléfono o Skype, o hacer una visita al compañero en cuestión (así de paso nos levantamos un rato y desconectamos de nuestro ambiente).
- Usar herramientas «antispam»: de esta manera evitaremos que nuestra bandeja de entrada se llene de correos innecesarios o con contenido inapropiado.
- Organizar la información: crear carpetas, establecer reglas, marcar los correos con banderas o clasificarlos por categorías.
- Hacer una limpieza periódica: sobre todo de mensajes poco relevantes o antiguos.
- Intentar seguir la política de «inbox zero»: dejar la bandera de entrada a cero cada vez que apagamos el equipo es difícil pero no imposible. Para conseguirlo tendremos que dedicar un par de momentos al inicio y al final del día para organizar los correos y archivarlos en las carpetas que hayamos creado previamente. Si el correo es importante o no está resuelto, en vez de dejarlo en la bandeja de entrada podemos crear una carpeta que ponga «Pendiente de resolver» y archivarlo.
- Aprender a manejar las herramientas que nos ofrece el correo: según las estadísticas la mayoría de nosotros sólo explotamos entre el 20% y el 30% de las posibilidades que nos ofrece el e-mail; por ello, sería interesante invertir algo de tiempo en aprender a sacarle todo su potencial.
- Y a la hora de enviar:
- Cuidado el tamaño de los ficheros adjuntos, pueden bloquear nuestro servidor o el del destinatario.
- Evitar escribir parrafadas: usar puntos y aparte, negritas y colores, o enumerar las frases ayudarán al lector a interpretar mejor nuestro mensaje. Así eliminaremos mensajes aclaratorios y contestaciones para resolver dudas. Además, las oraciones más fáciles de comprender son de 15 a 20 palabras.
- Evitar usar la confirmación de lectura: puede molestar al destinatario. Es mejor usar «con confirmación de entrega».
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