AEGVE sigue trabajando en sus líneas maestras de NETWORKING, FORMACIÓN e INFORMACIÓN, en nuestro Chester podrás descubrir nuestro apartado más personal, una oportunidad para compartir, dialogar sobre la actualidad de nuestro sector y conocer de una manera más cercana a muchos de vosotros.
En esta ocasión pasa por nuestro Chester Diana Sánchez, Global Travel Manager de Ineco.
Para muchas empresas del sector, esta situación ha supuesto reinventarse, para muchos de sus trabajadores adaptarse, y entre todos los departamentos buscar alternativas para avanzar hacia el futuro, ¿Qué soluciones concretas se han implantado en tu empresa?
Esta situación nos ha exigido estar más alerta y coordinados que nunca, el trabajo colaborativo ha llegado para quedarse, el compartir y transmitir cierta información a los diferentes departamentos de la empresa ha sido el factor clave de éxito en la reactivación de los viajes corporativos.
Si bien es cierto, por nuestra actividad, los viajes nunca dejaron de producirse, si se vieron drásticamente reducidos, sobre todo en el ámbito internacional.
Derivado de la necesidad de la reactivación de los viajes, motivada por la continuidad de nuestro trabajo, se vio la obligatoriedad de generar un procedimiento conjunto con diferentes áreas de Ineco a través del cual se centralizaba, contrastaba e informaba de todos y cada uno de los desplazamientos con el fin de chequear la viabilidad e idoneidad de este.
La información y las restricciones sobre los viajes era volátil y cambiante constantemente, debíamos contar con diferentes fuentes de información por parte de diferentes áreas de acción de la compañía, con el fin de contrastar y transmitir la correcta y más actual al viajero.
Además, hemos incorporado la anticipación ante las posibles incidencias que pudieran producirse en cualquier desplazamiento corporativo, creando líneas de acción y reacción.
Con todo esto hemos trasladado seguridad al viajero ante cualquier desplazamiento que este debiera de ejecutar.
¿Cuál es el valor añadido al viajero en cuanto a seguridad y servicio que habéis implementado en estos últimos meses?, ¿Cuál es la dinámica que se ha diseñado para la relación entre el cliente y el proveedor?
El valor añadido que hemos transmitido a nuestros compañeros ha sido siempre el de coordinación y alineación entre todos los departamentos intervinientes en Ineco, gestionando siempre de manera conjunta y al unísono los desplazamientos y todo lo que estos conllevan.
Antes de su viaje, y de manera conjunta se les informa de todas y cada una de las restricciones o particularidades del destino que deben de tener en cuenta; una vez se chequea la viabilidad a dicho desplazamiento se comienzan a gestionar los servicios adheridos al mismo, coordinándonos entre todas las áreas, como por ejemplo pueden ser: el Departamento de Seguros, con el fin de obtener certificados nominativos si estos fueran necesarios, con el área de Internacional y Global Mobility, con el fin de conocer la situación migratoria tanto del país como la del empleado, etc.
Otro de los valores añadidos, que, aunque siempre ha estado presente, es ahora cuando ha cobrado especial importancia, es la inmediatez en la reacción ante cualquier eventualidad o problema; tal y como he comentado anteriormente se trazó un plan de contingencias y sus soluciones con el fin de minimizar los tiempos de estas últimas; se realizó un trabajo analítico en el ámbito nacional e internacional, diferenciando las incidencias que podrían surgir, su resolución y personas implicadas en esta.
Hemos intentado y trabajado en pro de la recuperación de la confianza y seguridad en los viajes corporativos, para que la única preocupación o inquietud de nuestros viajeros, sea la propia del desempeño de su trabajo y/o actividad en el lugar de destino.
La sostenibilidad sigue siendo uno de los puntos en los que las organizaciones más trabajo y esfuerzo están dedicando, ¿qué acciones habéis emprendido en estos últimos meses en este sentido?
La mayoría de nuestros desplazamientos en el ámbito nacional se producen en Renfe, esta supone un 18% de nuestra facturación, medio de transporte más sostenible frente al avión.
Además, hemos chequeado con nuestros proveedores preferenciales de alojamiento las medidas implantadas para la reducción del CO2
En la actualidad estamos valorando varias líneas de acción a llevar a cabo durante este 2022, siempre en línea con los objetivos marcados por el Ministerio de Transición Ecológica en empresas como Ineco, estas pasan por introducir vehículos etiqueta Eco y Cero en los alquileres de corta duración, la compensación de la huella de carbono en aéreo, etc.
¿Cómo ves el futuro del sector?, ¿tienes alguna previsión de consumo en cifras para los próximos meses, a corto y medio plazo?
Se avista un futuro de clara recuperación, pero si bien es cierto, no a los niveles pre-pandemicos, creo que los viajes de negocio han cambiado, y el planteamiento de estos también; se viaja de una manera más eficiente, puesto que las tecnologías se han abierto paso y han venido para quedarse, cada vez es más habitual ver reuniones, comités, etc, online, bien con realidad virtual o sin ella.
El sector se esta recuperando muy lentamente, esta teniendo mucha afección los coletazos o las “olas” que estamos sufriendo constantemente, cuando pensábamos que comenzaba el despegue, nos sacudió la ultima ola (6ª) y tuvo unas consecuencias dramáticas tanto para el sector como para los proveedores.
Desde nuestro papel de Gestores de Viaje, debemos ayudar a la recuperación, aportando nuestro granito de arena, ¿cómo?, pues de una manera muy clara y sencilla, tratando de proporcionar la seguridad y todos los mecanismos necesarios para que el viaje sea realizado y percibido por el usuario, a los niveles de calidad, seguridad y tranquilidad de antes de la pandemia.
Aventurarse hoy en día a dar cifras es una tarea altamente arriesgada, prevemos que el cierre de este año sea económicamente mejor que el del pasado año y así en sucesivo, pero también somos conscientes de que la recuperación a niveles de 2018 ahora mismo es impensable y será un camino muy largo lleno de obstáculos el poder facturar a ese nivel.
¿Qué temas consideras más importantes a la hora de ver el presente y el futuro del Business Travel? Se habla de Digitalización. ¿Cómo afronta tu empresa este aspecto? ¿Ves algún otro destacable?
Es muy importante adecuarnos y actualizarnos a la Era que estamos viviendo, en efecto es la Era de la Digitalización, y este concepto va más allá de las tecnologías innovadoras, trata también de nuevos modelos de negocio y análisis mas precisos, mediante el uso de la ciencia de datos e inteligencia artificial.
En nuestra posición debemos tratar de abrir la mente a las nuevas tecnologías que se nos brinden, así como saberlas transmitir a la direccion de nuestras organizaciones, de cara a poder realizar cambios sustanciales, debemos tener claras las ventajas y como no, el ROI de la implantación de estas.
Debemos tratar de salir de nuestra zona de confort, implantando nuevas soluciones tecnológicas las cuales a priori puedan generar susceptibilidades en cuanto a costes, procesos y demás, pero que, con el esfuerzo colectivo, pueden ser muy beneficiosas de cara a poder generar ahorros y mejorar la percepción de la calidad del servicio de nuestro cliente interno, al fin y al cabo, nuestros compañeros.
¿Cómo se gestiona profesionalmente una situación como la vivida donde la gestión y la estrategia se tiene que replantear y los cambios son una constante?
Hemos atravesado una situación nunca antes vivida, y por la que hemos tenido que ir generando reacciones frente a acciones a las que nunca antes nos habíamos enfrentado, y ni siquiera nos habíamos imaginado.
Todos hemos sufrido tanto a nivel personal como profesional todo lo acaecido durante la pandemia, y el lado positivo que se le puede sacar a todo esto, es la reinvención; hemos tenido que darle una vuelta de 180 grados a todos los procesos y procedimientos que hasta ahora veníamos gestionando con total normalidad, además de saber sobrellevar esta situación y todos los inconvenientes que se fueran presentado de una manera inmediata, sin casi posibilidad de planteamiento.
Es importante siempre contar con el respaldo de una gran empresa como Ineco, donde contamos con grandes profesionales que han contribuido a que todo esto fuera más llevadero y fácil; hemos tenido que jugar sobre escenarios volátiles y abruptos, donde las reacciones coordinadas debían ser ágiles y precisas en todo momento, existiendo una coordinación y comunicación entre áreas asombrosa y exitosa.
A nivel personal ¿en qué te ha cambiado la manera de pensar dada la situación vivida y pensando en el futuro inmediato?
He aprendido a darle importancia a cosas que antes pasaban desapercibidas ya que las obviábamos, nuestra libertad, el afecto, el cariño, las relaciones personales…, nunca pensábamos que todo esto se iba a ver coartado, ni reducido, ni mucho menos modificado.
Saco el aprendizaje de valorar mucho más los pequeños detalles o gestos de la vida, y saber ser resiliente, adaptarnos a todos los cambios que vengan siempre desde un punto de vista positivo, tratando siempre de obtener algún aprendizaje que me sirva de cara a un futuro.
En vuestra organización y en general en nuestro sector, ¿Qué cambios producidos durante la pandemia crees que podrían perdurar en el tiempo y cuáles no?
En general, creo que todos los cambios implantados durante la pandemia han venido para quedarse, pues en nuestro caso, han hecho que se establezca un trabajo colaborativo dentro de la organización y eso puede ser muy fructífero en muchos otros ámbitos.
De todo se puede sacar algo positivo, y creo que la coordinación y comunicación existente a raíz de la pandemia es altamente beneficiosa, no solamente para el éxito del viaje de negocios sino también para muchas otras gestiones internas dentro de la compañía.
En la Asociación tenemos muchas empresas representadas tanto por Travel Manager como por profesionales que representan a proveedores, ¿Qué reflexión compartirías con unos y con otros de cara a futuro, que nos haga pensar y que nos permita sentir que esto ha valido para algo?
Mi reflexión sería la siguiente, para los Gestores de Viajes, el que todo esto haya servido para mejorar de cara a un futuro, para hacer valer nuestro buen hacer y servicio de cara al viajero, y para saber valorar el aporte de todos y cada uno, tanto de los proveedores como de las personas dentro de las organizaciones que de una manera u otra están involucradas en el ciclo del viaje corporativo.
Nos tiene que servir para generar entornos de trabajo más colaborativos que antes, que sin duda a raíz de la pandemia han sido necesarios y creo que serán muy beneficiosos de cara a un futuro en el Business Travel.
La reflexión ante los proveedores, creo que debe basarse en el concepto de la flexibilidad, de cara a las cancelaciones, antes el mercado era más rígido en este ámbito, y gracias a la pandemia se ha flexibilizado, ayudando en muchos casos a evitar pérdidas cuantiosas a los clientes, siendo estos los beneficiados, cuando han detectado de nuevo la necesidad del servicio han fidelizado el uso de los proveedores.
Se trata una vez más, de un trabajo colaborativo, existente entre cliente y proveedor, en el cual ambos obtienen un beneficio.
Un deseo para el futuro que puedas trasladarnos para finalizar
Mi mayor deseo es poder mirar hacia atrás con optimismo, y siendo conscientes de que todo lo que ha pasado nos ha dejado valores positivos, tanto como personas como profesionales, que hemos sabido madurar en todos los ámbitos, y gracias a todo esto seremos fuertes en el futuro incierto que nos tocará vivir.