Las agencias de viajes especializadas en viajes de empresa están resistiendo mejor la crisis que las vacacionales. No obstante, o por ello, los gestores de viajes de las empresas siguen priorizando el control de costes, según una encuesta de Carlson Wagonlit Travel (CWT).
Dentro de las prioridades de los gestores de viajes de las empresas (travel managers), el primer lugar lo ocupa el objetivo de ahorrar en transporte
aéreo y terrestre. Según una encuesta de CWT esta prioridad ha sido citada por el 63% de los gestores y ha subido del tercer al primer puesto en un año.Se trata de estar en guardia ante los nuevos costes que el transporte aéreo ha añadido. Unos cargos adicionales debidos al coste de combustible y también a la implantación de otros como el recargo por pagar con tarjeta.
Los gestores advierten de que se trata de una creciente tendencia, en el marco de la estrategia de las aerolíneas para aumentar sus ingresos por servicios adicionales. El segundo lugar entre las prioridades de los gestores de viajes, y que ocupaba el primero en 2011-, es intentar conseguir que se cumpla la política de viajes por parte del empleado de la empresa a la hora de viajar, procurando evitar lo que consideran gastos innecesarios o prescindibles. Para lograrlo están adoptando una serie de medidas, entre las que destaca recordar de un modo activo la política de viajes a los empleados, así como implicar a los mandos en este objetivo.
Definir de un modo claro y detallado las directrices a seguir es otra de las medidas, así como capacitar a los agentes de viajes para que hagan cumplir las mencionadas políticas de viajes de las empresas. Obligar a usar los hoteles preferentes.
La tercera prioridad es optimizar el gasto en hoteles, sobre todo teniendo en cuenta la previsible subida de tarifas, con especial atención a ciudades como Londres, que acoge este verano los JuegosOlímpicos, con el consiguiente efecto en
los precios hoteleros.
Entre las medidas para conseguir el máximo control de costes en el capítulo del alojamiento destaca el uso obligatorio de los hoteles preferentes con los que se han conseguido los mejores acuerdos, así como usar los canales preferentes de reserva. Los gestores de viajes también consideran importante negociar los servicios adicionales y renegociar más a menudo con los proveedores. Optimizar la adopción online
El cuarto puesto entre las prioridades de los gestores es optimizar el uso de las herramientas online en las diferentes fases de la gestión de los viajes, especialmente en la reserva. En este sentido, los gestores consideran fundamental mejorar la comunicación y formación, hacer seguimientos y comunicar el uso de las herramientas de reserva online. También se considera importante alertar a los agentes de viajes a que dirijan a los viajeros a la herramienta de reserva online.
El estudio señala que el 56% de los gestores de viajes tiene como prioridad para 2012 optimizar la adopción online. E indica que actualmente son pocas las empresas que siguen lanzando comunicados para apoyar las reservas online una vez concluida la etapa de lanzamiento. De hecho, según CWT, sólo el 13% planea realizar comunicaciones sobre la gestión del cambio a medio plazo -unos dos años-, y un 21% a largo plazo. Sin embargo, los gestores consideran fundamental realizar una gestión del cambio eficaz para que la estrategia online triunfe, puesto que forma
a los empleados en los nuevos procesos y crea adeptos.
Otra de las prioridades de los gestores de viajes para el presente año es optimizar la política de viajes -un 42% de los encuestados-. Para lograrlo lo primero que hacen es fomentar el comportamiento de compra anticipada, en un 72% de los casos. También estandarizar la política de viajes a nivel regional e internacional y abordar las tarifas restrictivas -con penalización-.
Otras medidas en el mismo sentido se refieren a introducir precios tope por ciudad en hoteles. Tecnología móvil También se considera prioritario mejorar la experiencia de viaje de los pasajeros. Para conseguirlo la primera medida en la que más gestores coinciden es en la necesidad de ofrecer servicios móviles, “hecho que refleja la llegada de nuevas aplicaciones diseñadas específicamente para los viajeros de negocios dentro de los programas de viajes gestionados”, indica el informe. Estas aplicaciones incluyen información sobre itinerarios, alertas de vuelos y facturación a través del móvil, entre otras funcionalidades.
Los gestores de viajes de las empresas también contemplan como prioridades el desarrollo de indicadores de rendimiento, la consolidación del programa de viajes, implementar medidas en materia de prevención y seguridad y gestionar la actividad de reuniones y eventos. Sobre este último capítulo, la primera medida a adoptar hace referencia a la recopilación y seguimiento de los datos de las reuniones y eventos, acudiendo a todas las
fuentes de información disponibles. También se considera importante centralizar la gestión y aprovechar la tecnología para esta actividad de reuniones profesionales, así como buscar sinergias con la gestión de los viajes de empresa regulares. Y para lograr unas mejores condiciones, los travel managers consideran como la mejor opción delegar las negociaciones con hoteles, aerolíneas y demás proveedores en agencias de viajes especializadas en el turismo congresual.
Autor: José Manuel de la Rosa
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